пʼятниця, 25 листопада 2011 р.

На допомогу фахівцю: ПЛАНУВАННЯ ТА ЗВІТНІСТЬ СІЛЬСЬКОЇ БІБЛІОТЕКИ


Планування є складовою менеджменту бібліотеки, завдяки чому бібліотекар може комплексно осмислити діяльність книгозбірні, визначити позитивні та негативні тенденції в її роботі, послідовно вирішуючи складні завдання, що стоять перед бібліотекою, зокрема: формування інформаційного ресурсу, бібліотечно - бібліографічне обслуговування.
Як свідчить досвід, плануючи роботу, працівники бібліотек припускаються ряду помилок. Наприклад, деякі з них не враховують окремих (досить важливих) показників роботи, планують основні бібліотечні процеси хаотично, не групуючи їх за напрямами роботи.
 Річний план конкретизує завдання стратегічного плану і визначає обсяг роботи бібліотеки на поточний календарний рік, а також показники, яких повинна досягти бібліотека до кінця року. Річний план обов'язковий для бібліотек.


Складання річного плану передбачає декілька етапів:
 Перший етап – аналіз показників роботи бібліотеки за минулий рік та порівняння їх з показниками попередніх років. Метою цієї роботи є виявлення позитивних і негативних тенденцій у діяльності бібліотеки, визначення та обґрунтування необхідності зміни обсягів бібліотечних процесів, визначення основних показників, які складаються з абсолютних показників (кількість фонду, кількість нових надходжень, кількість користувачів, кількість виданих документів, тощо) та відносних показників (обертаність фонду, книгозабезпеченість, середня відвідуваність, середня читаність).
Другий етап – розрахунок бюджету робочого часу з метою правильного визначення обсягу роботи бібліотеки та рівномірного розподілу його між співробітниками. Для визначення річного бюджету робочого часу із загальної кількості календарних днів вираховують кількість усіх неробочих днів: (вихідні, святкові, чергові та навчальні відпустки, дні непрацездатності).

Щоб розрахувати робочий час на одного співробітника, необхідно кількість робочих днів помножити на тривалість робочого дня (252´8 = 2064), потім від отриманого результату множення відняти кількість годин на щорічну відпустку (192 год.) і розрахунковий час непрацездатності (»84 год.). Отримуємо: 2064 – (192 + 84) = 1788 год.
Третій етап – складання проекту річного плану. Проект річного плану складають за 2 - 3 місяці до початку нового року.
Четвертий етап – обговорення проекту річного плану на нарадах, внесення необхідних змін і доповнень  та  затвердження його керівником.
Працюючи над розробкою проекту річного плану, слід враховувати основні вимоги до його складання:
1.       Річний план складається з текстової й статистичної частин.
У текстовій  частині (вступі)  визначають основні завдання і напрями роботи бібліотеки на поточний рік, шляхи їх реалізації й терміни  виконання.
У статистичній (цифровій) частині наводять  кількісні показники,
згруповані за основними напрямами роботи.
2.       Форма річного плану повинна мати такі графи: зміст роботи, план на
попередній рік та його виконання, в тому числі по кварталах (1,2,3,4) та виконавці.
Рекомендації до складання річного плану    
I.  Вступ
У вступі до річного плану визначають головну мету діяльності  бібліотеки (у контексті основних напрямів діяльності) та висвітлюють роботу бібліотеки за основними напрямами (додаток 1):
II.  Основні показники діяльності бібліотеки
У цьому розділі річного плану наводять основні кількісні показники діяльності, яких повинна досягти бібліотека.

III.  Основні напрями роботи
У цифровій частині річного плану більш детально розкривають бібліотечні процеси за кожним напрямом.
II.   НОРМУВАННЯ РОБОТИ
Визначивши перелік і обсяг робіт, переходять до підрахунку (за допомогою норм) кількості робочого часу, необхідного для виконання запланованого обсягу робіт.
Використання обґрунтованих норм полегшує процес управління бібліотекою, сприяє правильності планування роботи, її оптимальній організації, допомагає налагодити облік та звітність.
Під час планування у бібліотеках використовують норми часу та норми виробітку.
Норма часу – регламентований показник часу на виконання одиниці даного обсягу роботи.
Норма виробітку – кількість операцій, які мають бути виконані за одиницю часу (рік, місяць, день).
Норма виробітку є найбільш зручною величиною для планування робіт. Ця норма встановлюється для процесів з частою повторюваністю (розстановка карток у каталозі, розстановка документів у фонді, складання бібліографічного запису тощо).
Технологія нормування не дуже складна. Спочатку за допомогою норм підраховують час, необхідний для виконання окремого виду роботи. Визначивши цей час, підраховують кількість робочих годин, необхідних для виконання всього обсягу робіт та порівнюють їх з визначеним бюджетом робочого часу. Якщо з’ясується, що кількість годин, які необхідні для виконання запланованого обсягу робіт, більша чи менша за бюджет робочого часу, слід зменшити або збільшити обсяг запланованих робіт, додати нові процеси або відмовитись від деяких вже запланованих.
Варто зауважити, що, плануючи роботу бібліотеки на підставі норм, доцільно враховувати норми не лише на основні процеси. Наприклад, при плануванні проведення культурно - просвітницького заходу треба враховувати витрати часу на визначення складу аудиторії, підготовку оголошень (афіш) для користувачів та запрошень для гостей, а також на проведення самого заходу.

III.  ОБЛІК РОБОТИ БІБЛІОТЕКИ

Фундаментом бібліотечної статистики є первинний облік – реєстрація результатів бібліотечно - бібліографічної діяльності у документах установленої форми. Наприклад, кількість користувачів, відвідувань, книговидач та культурно - просвітницьких заходів фіксують у щоденнику роботи бібліотеки, а надходження або вибуття документів – у книзі сумарного обліку.
Якщо в бібліотеці якісно ведеться первинний облік, то підготувати річний звіт буде нескладно.

IV.   РІЧНИЙ ЗВІТ

          Звіт, як і план, є важливим елементом у системі управління бібліотекою. Звіт використовують при складанні планів, контролі за їх виконанням, аналізі діяльності бібліотеки. Річний звіт готують у кінці грудня. Підготовлений звіт обговорюється на нарадах та затверджується керівником.
Річний звіт має за мету дати всебічну характеристику діяльності бібліотеки за рік. Тому, як правило, він більший за змістом, ніж план, оскільки може відображати дані, що не підлягали плануванню. Єдиними у звіті і плані повинні бути перелік напрямів роботи, їх послідовність та перелік основних показників роботи. Річний звіт, як і річний план, складається з текстової й статистичної частин.
У текстовій  частині звіту (вступі) аналізують кількісні показники й основні технологічні процеси, виконані протягом року (навіть ті, що не були заплановані).              Схема текстового звіту відповідає схемі  плану.
У статистичній частині звіту подають кількісну характеристику показників роботи бібліотеки. Статистичну частину складають на підставі даних обліку бібліотечних фондів та щоденника роботи бібліотеки. Для зручності звітні показники можна виділити окремою графою в річному плані.

Рекомендації по підготовці річного звіту
У річному звіті аналізують якість виконання планових завдань за усіма напрямами діяльності бібліотеки.
1. Формування та збереження інформаційного ресурсу:
 – комплектування та облік бібліотечного фонду: аналізують виконання планових завдань, наводять відомості про загальну кількість документів у фонді з книги сумарного обліку, порівнюють цифрові показники звітного року з показниками попереднього року, визначають динаміку розвитку бібліотечного фонду, його якісний і кількісний склад та відповідність профілю комплектування й запитам користувачів. Також вказують проблеми у формуванні інформаційного ресурсу бібліотеки, які виникали протягом року, аналізують їх причини та окреслюють шляхи подолання;
                  каталогізація документів - дають оцінку ефективності проведених заходів з удосконалення ДБА, відображують роботу з аналітико - синтетичного опрацювання документів: складання бібліографічного опису та класифікування документів; організації, ведення та редагування каталогів або їхніх окремих частин з урахуванням змін і доповнень до прийнятої класифікації; висвітлюють роботу з удосконалення довідково - бібліографічного апарату (систематичної картотеки статей, тематичних картотек, фонду довідкових бібліографічних видань та архіву виконаних довідок); характеризують ефективність заходів по впровадженню сучасних інформаційних технологій, зокрема започаткування, ведення та використання електронного каталогу.
організація та зберігання бібліотечного фонду: характеризують умови зберігання фонду, ефективність запровадження інновацій в організації фонду, аналізують результати перевірки ідентичності фонду і каталогів. Значну увагу приділяють аналізу таких важливих показників діяльності бібліотеки, як обертаність фонду та книгозабезпеченість*. Також у звіті відображають роботу по збереженню бібліотечного фонду (реставраційні, знепилювання, вилучення застарілих, непрофільних документів).
2. Забезпечення доступу користувачів до інформації:
обслуговування користувачів: характеризують склад користувачів за категоріями, відображають роботу з вивчення інформаційних потреб, аналізують середню відвідуваність і читаність*; аналізують результати роботи по удосконаленню обслуговування користувачів, визначають вплив процесу впровадження нових бібліотечно - інформаційних технологій на якість обслуговування; також аналізують ефективність заходів з популяризації бібліотеки та її фондів;
інформаційно - бібліографічна робота: дають оцінку системи інформаційного забезпечення індивідуальних і групових абонентів бібліотеки, аналізують зміст і якість довідково - бібліографічної та інформаційної діяльності бібліотеки, висвітлюють питання культурно - просвітницької діяльності бібліотеки (обов’язково вказують теми заходів та кількість присутніх); подають інформацію про бібліографічні покажчики або списки, підготовлені протягом року.

4. Менеджмент і маркетинг у бібліотеці:
управлінська діяльність із забезпечення узгодженості технологічних процесів у бібліотеці: характеризують адміністративно -господарську діяльність, зазначають, яка планово - звітна документація була підготовлена; відображають заходи з підвищення професійного рівня працівників бібліотеки (навчання у вищих навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, стажування, участь у семінарах, самоосвіта), аналізують їх ефективність.
управлінська діяльність щодо організації взаємодії з громадськістю: аналізують заходи, які проводились для популяризації бібліотеки (налагодження зв’язків з партнерами, спонсорами, меценатами, проведення презентацій, культурно - просвітницьких заходів), визначають ефективність проведеної роботи;
                  техніко - технологічна діяльність: аналізують роботу, спрямовану на розвиток матеріально - технічної та технологічної  бази  бібліотеки, поліпшення умов праці  користувачів та співробітників.

        


Обертаність – показник, який відображає інтенсивність використання бібліотечного фонду. Підраховується шляхом ділення кількості книговидач на кількість бібліотечного фонду
 * Книгозабезпеченість –  показник, який відображає середню кількість документів, що припадають на одного користувача бібліотеки. Підраховується шляхом ділення загальної кількості книг у фонді на кількість зареєстрованих користувачів.
*  Читаність – середня кількість книг, які видані одному користувачеві. Підраховується шляхом ділення кількості книговидач за рік на кількість користувачів бібліотеки.  
Дописати коментар